Onnistunut tapahtumamarkkinointi vaatii hyvää suunnittelua

Tapahtumamarkkinointi on merkittävässä osassa koko tapahtuman järjestämisprosessia, sillä ilman markkinointia ei ole yleisöä - ilman yleisöä ei ole tapahtumaa. Tapahtumamarkkinoinnin keinoja on monia, mutta mikä sopii juuri sinun tapahtumallesi, onkin jo kokonaan toinen juttu. Tapahtumaa markkinointaessa pitää ottaa ennen kaikkea huomioon kohdeyleisö ja heidän mediankäyttönsä. Onko yleisösi netin äärellä, lukeeko se lehtiä tai seuraako joitain tiettyjä nettifoorumeita.

Markkinointiviestintäsuunnitelma

Pienestäkin tapahtumasta kannattaa tehdä markkinointiviestintäsuunnitelma, jossa käydään läpi seuraavat asiat:

  • Mitkä ovat tavoitteet ja kuinka paljon yleisöä halutaan
  • Mikä on kohderyhmä
  • Mikä on viestinnän ja mainosmateriaalien budjetti
  • Mitä kanavia käytetään
  • Milloin mitäkin markkinointiviestejä lähetetään ja mille ryhmille
  • Tehdäänkö jälkimarkkinointia

Markkinointibudjetti

Suunniteltaessa koko tapahtuman budjettia, sinne pitää sisällyttää myös markkinointikustannusten osuus. Kustannukset syntyvät sekä fyysisistä tuotteista, että suunnittelutyöstä. Fyysisiä tuotteita ovat esim. julisteet, flyerit, rintanapit ja opasteet. Työ koostuu mainostoimiston tekemästä markkinointimateriaalista, eli suunnittelusta, nettisivujen ja Facebookin päivityksestä ja kirjeiden lähetyksestä. Voit pyytää mainostoimistosta työlle kokonaisarvion ja vaikka koko tapahtuman markkinointisuunnittelun. He voivat myös valvoa markkinointiviestinnän toteutumista ajallaan yhdessä sovittujen aikataulujen mukaan.

Tiedotus

Yleisö haluaa tietoa ajoissa ja on tärkeää tiedottaa kaikesta mahdollisesta, joka helpottaa tapahtumaan osallistumista. Hyviä ja nopeita tiedottamiskanavia ovat nettisivut, sähköposti ja Facebook, joista tieto välittyy heti osallistujille. Yleisön lisäksi pitää tiedottaa myös yhteistyökumppaneita ja lehdistöä sekä tarjota heille markkinointimateriaalia tapahtumasta.

Osallistuta

Perinteinen markkinointi lehdissä ja julisteilla ei riitä, vaan tapahtuman yleisö on saatava osallistettua ennen varsinaista tapahtumaa. Se onnistuu parhaiten sosiaalisen median keinoin. Tapahtuman luonteesta riippuen voidaan osallistuttaa myös yhteistyökumppaneita järjestämään ohjelmaa, esittelemään tuotteita, kertomaan heidän omasta palvelustaan ja levittämään sanaa heidän tiedotusvälineissään.

Markkinoinnin eri kanavat

  • Facebook
  • YouTube
  • Nettisivut
  • Sähköpostikirjeet
  • Erilaiset foorumit ja julkiset tapahtumakalenterit
  • Lehtimainonta
  • Julisteet + flyerit
  • Käsiohjelmat
  • Mainosbannerit muilla nettisivuilla
  • Näyttötaulut tapahtumapaikalla
  • Kysely-/palautelomakkeet
  • Tiedotteet pressille -> Tapahtumasta tehdyt lehtiartikkelit
  • Jälkimarkkinointi: tunnelmat ja kiitokset, kyselyt, kuvia

Onnistuiko tapahtumasi?

Tärkeää on myös mitata, olivatko asiakkaasi tyytyväisiä tapahtumaan. Saitko hyvää palautetta keskustellessasi asiakkaiden kanssa ja entä jälkeenpäin? Tapahtumasta voidaan järjestää sähköinen kysely, jossa kerätään tarkempaa tietoa seuraavaa kertaa varten - ainahan on vielä parannettavaa. Messuilta ja muista markkinointitapahtumista kannattaa myös kerätä asiakastietoja - heille voi lähettää jatkossa tietoa uusista tapahtumista ja yrityksen kuulumisia. Palautetta kannattaa kerätä myös tapahtuman järjestämiseen osallistuneilta.

Mustikkamaa toteutti The Pile of Rock Tours - konsertin markkinointimateriaalit, katso juttu ja kuvat.

Tapahtumia tulossa? Ota yhteyttä!

Katri Kiero

Kirjoittaja on mainostoimistoyrittäjä, graafinen suunnittelija ja intohimoinen valokuvaaja.

Kaikki kirjoitukset:
Viivakoodin tekeminen 8.08.13
Miten estää Drupalin roskaposti 28.06.13
Näin tehdään Favicon 2.06.13
The Pile of Rock Tour - konsertin markkinointi 3.04.13
Onnistunut tapahtumamarkkinointi vaatii hyvää suunnittelua 2.04.13
Ilmainen pullovektori 4.01.13
Turvallinen WordPress sivusto 11.12.12
Mustikkamaan kalenteri 2013 6.11.12
Yhdistyksen graafiset materiaalit 27.03.12
Yritysilmeen vaikutus toimintaan 27.03.12